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Toolvielfalt und digitale Überladung

Mit Strategie und Fokussierung gegen digitale Überforderung

Lesedauer: 10 Minuten | 893 Wörter | Autor: Alexander Zinn

Über alte und neue Möglichkeiten

Foren, Vordenker und Influencer referieren unisono über die Risiken der digitalen Überforderung und rufen kurioserweise gleichzeitig nach noch mehr Digitalisierung. De facto scheint sich an der Flut von Apps und Anwendungen nichts zu ändern. Was ist der Grund dafür? Es liegt an der Fülle der Möglichkeiten und an der Geschwindigkeit, mit der sie sich verändern. Wie gelingt es, aus dem großen Angebot das Richtige – die sinnvollste Lösung – zu wählen, um Mitarbeiter und Unternehmen vor den Risiken des digitalen Overloads zu schützen?

Sinkende Halbwertszeiten technischer Errungenschaften sorgen für ständig neue, reizvollere Alternativen, gleichzeitig besteht der natürliche Drang des Menschen, an alten Gewohnheiten festzuhalten. Nur so lässt sich erklären, dass heute mehrere Kommunikations-Tools gleichzeitig für das genutzt werden, wofür jahrzehntelang ein einziges Telefon genügte. Und dennoch hält es sich, das gute alte Telefon – als eine Alternative.

Mit einer einzigen Software organisationsübergreifend zu (video-)telefonieren, chatten, konferieren, Dokumente auszutauschen, Errungenschaften per Screen-Sharing zu teilen und Termine und Aufgaben im Blick zu behalten, ist extrem effizient. Doch wenn man ehrlich ist, dann bleibt es nicht bei einer Software.

An der IT-Abteilung vorbei

Wie soll die ohnehin überlastete IT-Abteilung der historisch gewachsenen Menge an Applikationen und dem Ruf nach neuen Tools gerecht werden?

Welche Risiken die strategielose, unkontrollierte Einführung von Kommunikationslösungen birgt, zeigt ein kurzer Blick in die Anfänge der Collaboration-Lösungen. Als vor rund 15 Jahren die Vorläufer echter kollaborativer Lösungen die Märkte eroberten, war die klassische IT-Abteilung bereits mit dem Erhalt der Infrastruktur am Rande der Belastungsgrenze. Nun galt es, Anwender und Unternehmen vor den Risiken durch die Verwendung nicht autorisierter Apps zu beschützen. Der Versuch der IT, diese Dienste zu sperren, hatte das Aufkommen von Schatten-IT zur Folge. Anwender nutzten mit Skype und WhatsApp einfache Consumer-Lösungen und schnell verfügbare Cloud-basierte Anwendungen etc. etablierten sich – an der IT-Abteilung vorbei – im Unternehmen.

Toolvielfalt kann Mitarbeiter überfordern

Fokus auf Prozesse, nicht auf Produkte legen

Diesen Risiken begegnet man am erfolgreichsten mit einer verständigen Strategie, an deren Anfang die Definition relevanter Prozesse, deren Zweck und Gewichtung stehen. Unternehmen begehen häufig den Fehler, an erster Stelle die Auswahl des Produktes zu fokussieren, um anschließend die Prozesse und Probleme zu suchen, die sich damit lösen lassen.

Viel wichtiger ist dagegen das kritische Hinterfragen der Prozesse und ihrer Funktionen. Denn, aus den Prozessen heraus wird deutlich, welche Informationen oder Daten wirklich wichtig sind. Hier gilt: Weniger ist mehr. In der Regel können einige Prozesse tatsächlich entfallen, was sich wiederum positiv auf die Geschwindigkeit der Abläufe auswirkt.

Aus der Erfahrung heraus, könnte man z.B. rund die Hälfte aller Felder in Formularen streichen, da sie am Ende gar nicht ausgewertet oder genutzt werden.

Suchkriterien – Schlüssel zur sinnvollen Datenablage

Ist die Prozessklarheit erreicht, stellt sich die Frage der Datenablage, die alles andere als trivial ist. Nehmen wir das Beispiel Office 365 – auch hier besteht die Qual der Wahl. Werden die Daten in SharePoint, im OneDrive oder doch auf dem nicht tot zu kriegenden File-Server gespeichert? Häufig fällt die Entscheidung zugunsten des Mail-Servers als primäre Ablage aus. Wenn Collaboration-Tools sinnvoll eingesetzt werden, sollte es bei der Datenablage nicht um die Anforderungen des Speichernden gehen, der die Daten bereitstellt, sondern um die des Suchenden, der die Information einfach auffinden möchte.

Die beste Strategie für die Datenablage ist die, die sich an den Möglichkeiten der Suche orientiert. Ein Beispiel dafür ist Microsoft SharePoint. Office 365, kombiniert mit einer On-Premises-SharePoint-Instanz, die lokale File-Services indiziert, liefert Treffer auf alles, was mit dem Office Client erstellt oder bearbeitet wurde. Verdeutlicht man dies den Anwendern, wird schnell klar, warum Links sinnvoller sind als interne E-Mail Anhänge.

Gruppenberechtigungen – weniger ist mehr

Ein weiterer Aspekt der effizienten Datenablage liegt in den Berechtigungsstrukturen. Die sind in vielen Unternehmen historisch gewachsen und häufig viel zu kompliziert. Wer die Vorgaben der DSGVO technisch umsetzt, sollte die Gelegenheit nutzen, die Gruppenberechtigungen auf ein Minimum zu reduzieren. Das erfordert zwar eine konsequente Rollenverwaltung, aber wer es schafft z.B. auf 10 – 20 Rollen zu transformieren, der hat die ideale Grundlage für Beschleunigung durch Wissensteilung geschaffen – und damit das Ziel jeder Collaboration-Plattform erreicht. Skeptikern in Sachen Sicherheit sei versichert: Technisch ist das alles schon lange möglich. Relevant sind dabei die kontextsensitive Absicherung von Dokumenten und vergleichbaren Inhalten und der Schutz eines Accounts – kurz gesagt: klassisches Information- Rights- und Identity-Management.

Gruppenberechtigungen und Rollenverwaltung

Produkt- und Toolauswahl erst an dritter Stelle

Erst im dritten Schritt, wenn Prozess- und Datenablagestrategien geklärt sind, ist es sinnvoll sich der Produkt- und Toolauswahl zu widmen. Eine Fokussierung auf wenige Tools kommt sowohl der IT als auch den Anwendern zugute. Mitarbeiter fühlen sich nicht nur von der Anzahl an Tools überfordert, sondern auch von deren Anwendung. Deshalb ist es unerlässlich, sie entsprechend zu schulen und Freiräume für die Weiterbildung zu schaffen, um Vorbehalte und Berührungsängste abzubauen. In den Trainings geht es um die datenbezogene Vermittlung der Softwarenutzung und idealerweise auch um den Sinn und die Vorteile der Wissensteilung.

Bewusste Reduktion und konsequente Fokussierung

Es klingt banal: Das beste Mittel gegen den digitalen Overload ist die Reduktion. Für viele Unternehmen ist das deshalb so schwer umzusetzen, weil Nähe und Gewohnheit den objektiven Blick auf die Prozesse erschweren. Unternehmen, die alles auf den Prüfstand stellen, die erkennen, was sie nicht brauchen und sich konsequent davon verabschieden, gewinnen an Geschwindigkeit. Die Vermittlung einer klaren Strategie der Fokussierung, der Einsatz des richtigen Collaboration-Tools und unterstützende Trainings helfen, Mitarbeitern Ängste zu nehmen, digitale Überforderung zu verhindern und letztendlich die Beschleunigung durch Wissensteilung zu erreichen, die Wettbewerbsfähigkeit befördert.

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