Softwarelösung für digitales Dokumenten- & Workflowmanagement

Home Software Business Applications Process Automation & Optimization Digitales Dokumenten- & Workflowmanagement

Die Lösung für digitales Dokumenten- & Workflow-Management

Überall dort, wo dokumentengetriebene Workflows vorherrschen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, dass Informationen und Dateien die richtigen Prozesse durchlaufen und den richtigen Ansprechpartnern zeitnah und mit geringem Aufwand zur Verfügung gestellt werden müssen. Diese Workflows sind häufig sehr komplex und beinhalten verschiedene Aktivitäten: Dokumente müssen eingesehen, genehmigt, überarbeitet und versendet werden. Zudem muss häufig der Erhalt von Informationen bestätigt werden. Durch eine Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse kann nicht nur die Verteilung von Dokumenten papierlos gestaltet werden – auch die Produktivität wird gesteigert und der Zeitaufwand deutlich reduziert. Eine fortlaufende Datensynchronisierung gewährleistet, dass Systeme und Funktionien sowohl online als auch offline genutzt werden können. Dadurch erfüllt die Software ihre Funktion, wo keine Konnektivität gegeben ist.

Prozessautomatisierung und digitales Workflow-Management

Die Basis für unsere eigenentwickelte Software zur Prozessautomatisierung, ist ein individuell anpassbares und flexibles digitales Dokumenten- & Workflow-Management. Die Anwendung lässt sich mit Ihrer administrativen Umgebung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und individuell an Ihre bestehenden Prozesse und Anforderungen anpassen.

Das Dokumenten- & Workflow-Management kann für Ihre branchenspezifischen Anwendungsfälle adaptiert werden und ist mehr als nur eine Software auf Ihrem Wunschgerät: Wir bieten eine hochverfügbare IT-Infrastruktur und effiziente IT-Prozesse. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir das Produkt entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen und Bedürfnisse. Egal, ob Sie mobile oder stationäre Windows-basierte Geräte oder Apple MAcs oder iOS-Devices bevorzugen – unsere Software garantiert Ihnen flexible und skalierbare Informationsverarbeitung.

Fallbeispiel: Logipad – etabliert in der Aviationbranche

Durch schlanke Prozesse erleichtert Logipad.aero als sogenannter Electronic Flight Bag (EFB) mittlerweile Fluggesellschaften wie Virgin Atlantic und Ethiopian Airlines das digitale Dokumenten-Management für Crew und Bodenpersonal und sorgt gleichzeitig für aktuelle Informationen während des Fluges.

Erfahren Sie mehr auf logipad.aero

Fallbeispiel: Optimierte Prozessabläufe in der Logistik

In der Logistik ist Zeit Geld und der reibungslose Ablauf von Prozessen unverzichtbar. Unsere Lösung zur Prozessautomatisierung ermöglicht es, Dokumente, Streckenpläne und Lieferscheinen den betreffenden Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort digital zur Verfügung zu stellen. Aktuelle Informationen können zusätzlich über einen Newsticker ohne Zeitverzögerung verteilt werden.

Prozesserfassung & digitales Dokumenten-Management

Die richtigen Dokumente für den richtigen Benutzer zur richtigen Zeit – dank digitaler Prozesserfassung und digitalem Dokumentenmanagement können alle Mitarbeiter auf die, für sie bereitgestellten, Informationen zugreifen. Inhalte können über die Administrationsoberfläche editiert sowie mit Informationen wie Prioritätsstatus, Version, Änderungsdaten und Bestätigungsstatus versehen werden. Die Volltext-Suche ermöglicht es– dank optimierter Suchmechanismen – die gesamte Dokumentenablage inkl. zahlreicher Dokumententypen, wie zum Beispiel: PDF, HTML, XML, HTML-ZIP, EXCEL, WORD, POWERPOINT und verschiedene Medienformate in Sekunden zu durchsuchen.

eForms: Datenerfassung mobil & intuitiv

Die elektronischen Formulare (eForms) ermöglichen Ihnen auf intuitive Weise Daten zu sammeln.

eForms können mit unserem intuitiven Drag-and-Drop-Editor individuell oder anhand von Vorlagen erstellt werden. Formulare sind dabei nicht auf einfache Textfelder oder Drop-Downs begrenzt, Daten können auch automatisch in vordefinierte Felder übernommen oder Dokumente angehängt werden.

Erfasste Daten werden zunächst auf dem Gerät gespeichert und an das Backend-System gesendet, sobald eine Internetverbindung hergestellt wird.

Dabei können Workflows und Benachrichtigungen ausgelöst werden, um weitere Prozessschritte anzustoßen.

Eine Lösung, viele Vorteile der Digitalisierung

Schnittstellen & Datenaustausch

Wir bieten Ihnen interoperative Funktionalitäten mit homogenen IT-Infrastrukturen, wie z.B. den Datenaustausch mit Serversystemen von Drittanbietern sowie den Datenaustausch mit bestehenden Anwendungen im Unternehmen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Anwendung wurde auf effiziente und intuitive Bedienbarkeit optimiert. Unsere Prozessautomatisierungs-Lösung gewährleistet einen fokussierten Arbeitsablauf mit Eingabevalidierung, schnell erfassbaren visuellen Elementen und einer reduzierten Benutzeroberfläche.

Rollenbasierte Verwaltung

Das rollenbasierte Management hilft, relevante Daten den richtigen Benutzern, Benutzergruppen oder Abteilungen zur Verfügung zu stellen. Für jede Benutzerrolle können individuelle Berechtigungen definiert werden.

Geschützter Zugang & Compliance

Abhängig von der vorhandenen Hardware wird die Authentifizierung über Gesichtserkennung, Fingerabdruck, Benutzername und Passwort oder oAuth-Authentifizierung unterstützt. Darüber hinaus ist es möglich Lesebestätigungen anzufordern und Dokumente per eSignature digital mit benutzerbasierten Zertifikaten zu signieren.

Digitale Dokumentation auf dem iPad — Das Software-unterstützte Dokumentenmanagementsystem (DMS) synchronisiert die aktuellen Dokumentenversionen im Hintergrund und berücksichtigt dabei verschiedene Priorisierungsstufen und Benutzerrollen.

Digitale Prozessoptimierung

Beim digitalen Workflow-Management geht es nicht nur darum, papierbasierte Dokumente zu ersetzen; es geht darum, Schritte zu verkürzen und Dokumente effizient zu verwalten. Wir stellen sicher, dass die Prozessschritte eingehalten werden - nicht nur aus Compliance-Gründen.

Individuelle Anpassung

Eine unserer Stärken liegt in unserem hohen Grad der Individualisierung. Es ist für uns unerlässlich, Ihre spezifischen Anwendungsfälle und individuellen Anforderungen zu verstehen. Auf diese Weise fügt sich die Software in die bestehenden Prozesse unserer Kunden ein und optimiert diese – nicht anders herum.