IT, gerade im großen Mittelstand und in Konzernen, ist komplex und wird zunehmend technologisch komplexer. Dies wird durch die zunehmenden Aufgaben und Business Services im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsmodellen zusätzlich befeuert. Wer bei wachsenden Aufgaben und stetem technologischen Wandel gleichzeitig sparen möchte, benötigt Transparenz. Transparenz gleichermaßen für die IT, für das Controlling und für das Business Management. Man kann Komplexität nicht reduzieren, aber man können lernen damit umzugehen und handhabbarer zu machen. Wer Einspar- und Optimierungspotenziale heben möchte, braucht die Transparenz über diese Komplexität, um die Potenziale identifizieren zu können. Die Gefahr besteht darin Kosten und Leistungen nur bei einer Investitionsentscheidung im Verhältnis – reduziert auf das IT-System was beschafft werden soll – zu sehen. Während die IT einen Fokus auf Leistung legt und das Controlling Kosten, braucht der CIO Klarheit über das Verhältnis aus Leistung und Kosten – und zwar auf konkreter Business Service-Ebene. Eine reine Betrachtung beim Kauf eines Systems reicht zur Hebung strategischer Ziele und Einsparungen nicht aus.
In manchen Fällen ist es so, dass der Überblick über die eingesetzten Services, Technologien und Komponenten irgendwann in der Vergangenheit verloren ging. Bevor also eine Transparenz hergestellt werden kann, muss eine Analyse gefahren werden, welche Assets noch vorhanden sind. Eine solche Analyse ist manuell kaum durchführbar – es wäre eine reine Bestandaufnahme, ohne aber verlässliche Daten von Technologien und Services auf »aaS«-Basis zu haben.
Was ITFM-Tools wie CIO COCKPIT hier leistenkönnen, ist mit dem Betätigen eines Lichtschalters in einem stockdunkeln Raum vergleichbar. Man sieht, welche Assets genutzt werden, wie stark deren Auslastung ist, was sie kosten und wie sie optimiert werden können. Nach solchen Analysen haben Unternehmen die Wahl, ob sie den Raum selbst aufräumen oder ob sie jemanden kommen lassen, der das für sie übernimmt. Egal, wie die Entscheidung ausfällt: Das Licht sollte immer angeschaltet bleiben.