Die Grundlage des IT Financial Management: Die Asset Analyse

Man sagt, jedem Anfang wohnt ein Zauber inne. Der Anfang einer wirklichen ITFM-Initiative ist eine Asset Analyse. Das klingt ein wenig, wie eine simple Bestandsaufnahme, ist aber deutlich mehr.

IT Financial Management ist für das Business Controlling eine einmalige Chance. Die Chance Transparenz in die Leistung und Kosten der IT zu bringen und diese Transparenz für die strategische Planung, die Investitions- und Budgetpläne sowie für das Financial Management des Unternehmens als auch der Business Units zu nutzen.

IT wird durch ITFM greifbarer, messbarer und dadurch auch planbarer.

Die Begründung dafür ist recht einfach. IT war bis vor kurzem vielfach noch Dienstleister auf Abruf. Eine für alle Beteiligten oftmals komfortable Position. Der Digitalisierungsdruck aus dem Business setzt jedoch voraus, dass sich die IT zunehmend in den „Driver Seat“ setzt und Sparringspartner für das Business ist. Die Gestaltung von Business Models, die technologische Beratung und Umsetzung auch in Konkurrenz zu sog. „Kreditkarten-Dienstleistungen“ sind heute zentrale Herausforderungen in der IT. Diese neuen Herausforderungen beeinflussen die strategische Planung, verschieben Budgets und lassen Investitionspläne komplexer werden. CIOs und Führungskräfte in der IT sind darauf angewiesen, ihr Controlling in gleichem Maße zu professionalisieren und mit dem Business gleich zu ziehen. IT Financial Management ist dabei keinesfalls etwas gänzlich neues, sondern kombiniert bewährte Instrumente des Financial Managements, des Controllings und des strategischen Managements zu einem integrierten Toolkit. Es ist am Business-Controlling die IT zu unterstützen mit ITFM die neuen Herausforderungen zu meistern. ITFM-Tools helfen dabei und schlagen die Brücke zwischen Business, Controlling und IT.

IT, gerade im großen Mittelstand und in Konzernen, ist komplex und wird zunehmend technologisch komplexer. Dies wird durch die zunehmenden Aufgaben und Business Services im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsmodellen zusätzlich befeuert. Wer bei wachsenden Aufgaben und stetem technologischen Wandel gleichzeitig sparen möchte, benötigt Transparenz. Transparenz gleichermaßen für die IT, für das Controlling und für das Business Management. Man kann Komplexität nicht reduzieren, aber man können lernen damit umzugehen und handhabbarer zu machen. Wer Einspar- und Optimierungspotenziale heben möchte, braucht die Transparenz über diese Komplexität, um die Potenziale identifizieren zu können. Die Gefahr besteht darin Kosten und Leistungen nur bei einer Investitionsentscheidung im Verhältnis – reduziert auf das IT-System was beschafft werden soll – zu sehen. Während die IT einen Fokus auf Leistung legt und das Controlling Kosten, braucht der CIO Klarheit über das Verhältnis aus Leistung und Kosten – und zwar auf konkreter Business Service-Ebene. Eine reine Betrachtung beim Kauf eines Systems reicht zur Hebung strategischer Ziele und Einsparungen nicht aus.

In manchen Fällen ist es so, dass der Überblick über die eingesetzten Services, Technologien und Komponenten irgendwann in der Vergangenheit verloren ging. Bevor also eine Transparenz hergestellt werden kann, muss eine Analyse gefahren werden, welche Assets noch vorhanden sind. Eine solche Analyse ist manuell kaum durchführbar – es wäre eine reine Bestandaufnahme, ohne aber verlässliche Daten von Technologien und Services auf »aaS«-Basis zu haben.

Was ITFM-Tools wie CIO COCKPIT hier leistenkönnen, ist mit dem Betätigen eines Lichtschalters in einem stockdunkeln Raum vergleichbar. Man sieht, welche Assets genutzt werden, wie stark deren Auslastung ist, was sie kosten und wie sie optimiert werden können. Nach solchen Analysen haben Unternehmen die Wahl, ob sie den Raum selbst aufräumen oder ob sie jemanden kommen lassen, der das für sie übernimmt. Egal, wie die Entscheidung ausfällt: Das Licht sollte immer angeschaltet bleiben.

Mit dem CIO COCKPIT bietet DextraData eine professionelle ITFM-Lösung, die – als einzige Applikation weltweit – in Echtzeit technische Leistungen (IT Consumption) mit kaufmännischen Kosten verknüpft.

Im Rahmen einer Analyse werden Assets mit deren Kosten verbunden, IT-Services modelliert und innerhalb des definierten Cost Tree im CIO COCKPIT abgebildet. So erhält der Anwender die fundierte Basis für IT-strategische Überlegungen. Zudem kann er seine Sourcing-Strategie überprüfen oder alternative Betriebsmodelle »as a Service« benchmarken.

1. Erfassung der kostentreibenden Assets mit technischen und kaufmännischen Stammdaten. ​
2. Erfassung der Leistungen und Services die von der IT am Kunden erbracht werden. ​
3. Matching der Assets und der Leistungen in einem funktionalen Ansatz. ​
4. Evaluation der Ergebnisse: ​
   • Nutzungsgrad der Assets je IT-Leistung​
   • Kostenäquivalent je IT-Leistung & Asset​
   • Optimierungsempfehlung​

• Technische IT Management-Entscheidungen können nun auf Basis gesicherter, ad-hoc aktueller und konsistent verfügbarer Daten mit den Admin-Spezialisten getroffen werden.
• KPI-Erfassung erfolgt automatisiert und daher schneller und zuverlässiger.
• Reporting und Informationsübermittlung wird massiv vereinfacht und beschleunigt.
• Technische und kaufmännische Entscheidungsparameter (KPI und Kosten der Assets) werden kombiniert und bilden eine bessere Entscheidungsgrundlage.
• Informationen sind Management adäquat aufbereitet und es werden kein unnötiger Data-Overflow betrieben. ​

Nach der Asset Analyse kann mit echtem IT Financial Management begonnen werden. Für viele Unternehmen ist es am naheliegendsten, Kosten zu reduzieren. Am einfachsten ist das über Eliminierung von Posten zu erreichen. Allerdings ist das nicht der alleineige Sinn des IT Financial Managements. Beim Punkt „Kosten optimieren“ kommt man dem Ziel näher. Mittels gesteigerter Effektivität, Produktivität und reorganisierter Ausgaben. So kann die Performance der IT tatsächlich verbessert werden.