Social Intranets sind ein zentraler Baustein des digitalen Arbeitsplatzes und erfüllen vielfältige Funktionen. Sie erleichtern die Zusammenarbeit, sorgen für einen verbesserten Informationsfluss, steigern somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter und prägen die Unternehmenskultur. Von diesen Vorteilen wollte auch die Stadtwerke Bochum Gruppe bei der Erneuerung ihrer bestehenden Intranet-Lösung profitieren.
Unternehmen
Stadtwerke Bochum Gruppe – Innovativer Energieversorger mit langer Tradition
Seit mehr als 160 Jahren stehen die Stadtwerke Bochum im Dienst der Bochumer Bürger. Der Energie- und Infrastrukturdienstleister versorgt 200.000 Haushalte sicher mit Gas, Wasser, Strom und Fernwärme. Darüber hinaus erzeugt, speichert und liefert die Unternehmensgruppe Strom und Erdgas deutschlandweit.
Herausforderung
Aktiver Dialog statt Top-Down-Information
Die Stadtwerke Bochum Gruppe hatte es sich zum Ziel gesetzt, das bestehende Intranet durch ein interaktives, leicht zu bedienendes Social Intranet abzulösen, um der digitalen Zusammenarbeit eine moderne Plattform zu geben. Gleichzeitig sollte der Wandel der Informations- und Kommunikationskultur durch die stärkere Einbeziehung der Mitarbeiter angestoßen werden. Die bisherige, durch die alte Intranet-Systemstruktur vorgegebene Top-Down-Information sollte durch einen Dialog ersetzt werden, der maßgeblich durch die Beiträge und den Austausch der über 700 Mitarbeiter geprägt wird.
Lösung
Intuitiv zu bedienen und zukunftssicher – SharePoint
Im Auswahlverfahren fiel die Entscheidung auf Microsoft SharePoint 2016 und DextraData als Implementierungs- und Projektpartner. Ausschlaggebend waren das nahtlose Zusammenspiel mit bereits vorhandenen Office-Produkten, der einfache Zugang aufgrund des hohen Wiedererkennungswertes für den User, die Zukunftssicherheit sowie im Unternehmen bereits vorhandene SharePoints, die als Insellösungen betrieben wurden.
Umsetzung
Workshop, Konzept, Installation und Consulting
Ein mehrtägiger Workshop stand im Zeichen der Anforderungsdefinition und Konzeption des Stadtwerke Bochum Portals. Hier wurden u. a. Site-Struktur, Navigation, Administrations- und Berechtigungskonzepte, Design und Auswertungen erarbeitet. DextraDatas SharePoint-Experten gaben Orientierungshilfe, um die Funktionen und Möglichkeiten der Lösung auszuschöpfen. Zumal die Konzeption für SharePoint-Einsteiger zunächst den Abschied der klassischen Ordner-Datei-Struktur und ein Umdenken in »Listen« erfordert. Außerdem unterstützten die Consultants die Installation und Konfiguration der Staging- und Produktions-Systeme. SharePoint wurde On-Premises realisiert und entsprechende kundenspezifische Konfigurationen und Customizing durchgeführt. Nach einer kurzen Pilotphase ging das Social Intranet online.
»Was wir bisher erreicht haben – das Stadtwerke Bochum Portal an den Start zu bringen – ist rundum gelungen – das Portal ist bereits wenige Monate nach dem Launch die Drehscheibe des Informationsaustausches. DextraData hat einen guten Job gemacht. Der uns betreuende Programmierer weiß was er tut. Er war für uns immer erreichbar und hat auch bei Fragestellungen geholfen, die über die Programmierung hinausgingen.«
Heike Paplewski, Unternehmenskommunikation, Stadtwerke Bochum Holding GmbH
Ergebnis
Modernes, komfortables Kommunikationsportal
Das Social Intranet unterstützt den Wandel der Unternehmenskultur hin zu mehr Mitarbeiterbeteiligung, es fördert die hierarchie- und abteilungsübergreifende Kommunikation. Statt ursprünglich 15, stellen nun rund 50 Redakteure regelmäßig Informationen im Portal bereit, die von den Stadtwerkern engagiert kommentiert und geliked werden. Zudem wird die Collaboration vereinfacht: Im SharePoint stehen jeder Abteilung eigene Site Collections zur Verfügung. Diese umfassen geschlossene Bereiche, die der abteilungsinternen Zusammenarbeit dienen und unternehmensweite Bereiche, aus denen heraus Informationen und Hilfestellung für andere Abteilungen gegeben werden können. Das Stadtwerke Bochum Portal ist eine innovative Kommunikationsplattform, die dem Motto des Energieversorgers »Immer einen Schritt voraus« umfassend gerecht wird.
